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Effizienter Service bei Riggenbach AG mittels einer innovativen Web-Portal-Applikation


Die Riggenbach AG wurde 1961 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Olten, sowie Filialen in Solothurn und Brugg. Seit Mitte der 80er-Jahre zusätzlich in Pratteln mit eigenen Montage- und Servicemitarbeitern im ganzen Mittelland und der Nordwestschweiz eine optimale Kundenbetreuung.

Die Riggenbach AG baut und wartet Lüftungs- und Klimaanlagen für Industrie-, Gewerbe und öffentliche Bauten. Zum Kundenkreis gehören renommierte Unternehmen, die schweiz-. europa- und weltweit tätig sind.

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Ausgangslage

Es wurde nach einer Lösung gesucht, um den Servicebereich weiter zu optimieren und schnellere, effiziente Arbeitsabläufe zu schaffen.

Sämtliche Prozesse rund um das Auftrags-, Zeit-, Spesen- und Zulagenmanagement sollten vereinfacht und minimiert werden. Im Einzelnen bedeutet das, dass alle Servicemitarbeiter jederzeit Zugang zu ihren Serviceaufträgen erhalten, diese rapportieren und abrechnen können, die Arbeits- und Pausenzeiten, sowie Spesen und Zulagen erfassen können.

Die manuellen Eingaben in das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics AX sollen vereinfacht und minimiert werden. Der komplette Abrechnungsprozess wird weiterhin mit Microsoft Dynamics AX abgewickelt werden.

Lösungskonzept

Die gesamten Anforderungen, unter Berücksichtigung des bestehenden ERP-Systems können mit einer individuellen WEB-Portal-Applikation umgesetzt werden. Den Mitarbeitern stehen jederzeit einheitliche und aktuelle Informationen zur Verfügung, so ist eine nahtlose Informationskette gewährleistet. Die Datenübertragung erfolgt in Echtzeit.

Auftragsbearbeitung

Die Erfassung der einzelnen Aufträge erfolgt im Backoffice in Microsoft Dynamics AX und wird dem zuständigen Servicemitarbeitenden zugetelit. Dieser erhält über das WEB-Portal automatisch seinen Auftrag. Im Auftrag sind alle für ihn relevanten Informationen hinterlegt.

Nach Erledigung des Auftrages erfolgt die Rapportierung und Ergänzung von benötigtem Material/Artikeln. Bei der Rapportierung wird die Anreise- und Arbeitszeit erfasst, nach Bedarf kann eine Auftragsbeschreibung und per integrierter Kamerafunktion, entsprechendes Bildmaterial ergänzt werden.

Ist der Auftrag komplett abgeschlossen, erfolgt vom Kunden die elektronische Unterschrift. Eine Kopie des Rapports wird dem Kunden automatisch per E-Mail übermittelt. Kann ein Auftrag nicht abgeschlossen werden, wird dieser „parkiert“ und zu einem späteren Zeitpunkt beendet. Die Verrechnung der Service Aufträge erfolgt im Standardprozess über das ERP-System.

Zeit- / Spesen- / Zulagenerfassung

Über die „persönliche Zeiterfassung“ werden die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten mit den entsprechenden GPS Koordinaten von den Mitarbeitenden erfasst. Die eingetragenen Zeiten werden bei der Erfassung oder beim Tagesabschluss den entsprechenden Projekten zugeordnet.

Der jeweilige Vorgesetzte erhält eine komplette Übersicht seiner Mitarbeitenden. Nach Freigabe und Visierung durch den Vorgesetzten wird die Zeiterfassung im Projektjournal von Dynamics AX automatisch übernommen.

Analog der Zeiterfassung erfolgt die Spesen- und Zulagenerfassung. Belege können als Datei und/oder als Kameraaufnahme hinzugefügt werden. Freigabe und Visierung erfolgt ebenfalls durch den Vorgesetzten.

Wir verstehen uns als innovatives Produktions- und Serviceunternehmen. Gerade im Zeitalter der Industrie 4.0 und der Digitalisierung müssen Planungs-, Produktions- und Serviceabläufe als Ganzes gesehen und neue Potenziale aus der Vernetzung von Menschen, Produkten, Maschinen und Systemen genutzt werden.

Um den Servicebereich zu optimieren und schnellere, effizienete Arbeitsabläufe zu schaffen, wurde in Zusammenarbeit mit der senergy services ag ein Konzept erstellt.

Nach der Entwicklungs- und Testphase wurden alle Servicemitarbeiter mit Microsoft Surfaces ausgerüstet und erhalten seither ihre Serviceaufträge online übermittelt. Durch die intuitive Gestaltung und Bedienung des Web-Portals konnten wir auf lange Schulungen der Mitarbeitenden verzichten.

—Serge von Felten, Leiter Informatik

RIGGENBACH AG - Werkhofstrasse 1 - 4600 Olten - www.riggenbach-klima.ch